变革风险在何处——实施“变革影响分析”

3.变革风险在何处-实施“变革影响分析”经历过企业变革的人士,经常会发出后见之明的感慨:“如果提前考虑到这些因素,就可以避免损失了”,“如果预估到这些风险、早做规划,变革的过程就不会如此波折了”…

企业在变革的规划阶段,应该对变革可能影响到的方方面面展开全面的分析和评估,这将帮助企业更理性地做出有关变革推进的重大决策,还能够识别出变革过程中的潜在风险,从而提前制定防范措施,使变革项目的实施过程处于掌控之中。

什么是“变革影响分析”

“变革影响分析”是帮助我们发掘企业变革可能带来的消极影响的工具。许多企业因为在启动变革之前没有正式地开展这项工作,而在变革实施过程中出现各种“意料之外”的情况时便难以有效应对,甚至直接导致变革项目以失败告终。

开展“变革影响分析”,首先要对变革可能产生的各方面的影响进行全面的分析;下一步,也是更为重要的工作,是要确保这些受影响的方面得到有效的管理。

对于一些规模较小的变革决策,可以由关键决策人自己完成这项工作;而对于影响范围更广、风险级别更高的决策,则需要组织企业不同部门的管理者及资深员工共同开展,确保分析的结果无遗漏、少偏差。

如何进行“变革影响分析”

有效的“变革影响分析”应包含以下步骤:

  1. 前期准备

第一步是要挑选合适的人员组成讨论小组来开展这项工作。需要向他们提供有关变革的准确信息,确保他们已经清晰理解了为什么要变革,以及将要采取怎样的变革方案来应对企业当前面临的挑战。

  1. 识别影响领域

接下来,由讨论小组展开讨论,罗列出变革可能影响到的所有领域及人员。进行该项工作的一个关键点是,要让变革过程中受到影响最大的人员尽可能充分地参与讨论,因为他们可能会对变革将产生的影响有着最为清晰的认识。

结合企业及变革项目本身的需求及特点,可以从不同的纬度出发来组织讨论:

  • 变革对不同部门将会产生的影响
  • 变革对不同业务流程将会产生的影响
  • 变革对不同客户群体将会产生的影响
  • 变革对不同人群将会产生的影响

也可以借助一些权威的理论框架,例如“企业组织7要素模型”(Mckinsey 7S Model),围绕变革对7个核心要素的影响来组织讨论:战略、结构、制度、共同价值观、风格、人员、技能。

对于已罗列出的影响领域,详细考察其中可能涉及的所有方面。例如,如果从部门的纬度来分析变革会产生的影响,则需要将所有部门一一列出,逐一检视变革会对哪些部门产生影响;如果从业务流程的纬度来分析,则可以罗列出所有相关的业务流程,并对具体的流程步骤做进一步的展开,以分析该业务流程是否受到影响。

对这些领域进一步展开分析的深度,取决于变革本身以及企业用于实施变革管理的时间安排。总的原则是:要确保问题能被充分发掘出来,但也要避免被一些细枝末节所牵绊。

  1. 评估变革产生的影响

在识别了变革会影响到的所有领域及人群之后,下一步就是列出变革对这些方面可能产生的消极影响和积极影响,并预估影响的程度。

  1. 管理变革产生的影响

如果开展“变革影响分析”的目的是决定变革项目的实施与否,那么此时需要评估的是:项目的价值是否大于它可能带来的消极影响,以及为了管理这些消极影响所需付出的努力?

如果变革项目已经确定实施,则需要结合对变革影响的评估结果,回答以下几个问题,并采取切实的行动:

  • 对于识别出的负面影响,是否制定了应对计划?
  • 对于变革过程中可能会出现的突发情况,是否制定了风险防范措施?
  • 对于那些受到较大影响的员工,如何帮助他们尽快理解变革、支持变革?